10 ошибок тайм-менеджмента, которые могут мешать продуктивности

1. Игнорировать собственные биологические циклы

Каждый человек уникален. Одни с утра готовы покорять вершины, а другим до обеда сложно даже справиться с простейшей задачей, порой они даже инструмент держат неправильно. Однако после обеда первый начинает чувствовать усталость, а второй, напротив, ощущает прилив сил.

Периоды активности и спада энергии у всех индивидуальны, и если их игнорировать, результативность может существенно снизиться. Поэтому задачи, требующие максимальной концентрации, лучше планировать на те моменты, когда вы на пике своей энергии, а в остальное время посвящать себя рутинным делам, которые порой можно выполнять даже в полусонном состоянии.

2. Недооценивать собственные возможности

Многие ошибочно полагают, что чем больше задач они поставят перед собой, тем больше смогут достичь. Однако это далеко не так.

Слишком длинный список дел может лишить вас энергии и мотивации. Когда перед глазами возникает огромный объем работы, часто появляется сомнение: а стоит ли вообще начинать, если всё равно не удастся всё завершить?

3. Отсутствие расстановки приоритетов

Задачи могут существенно различаться по уровню значимости. Некоторые из них, даже при нарушении установленных сроков выполнения, не окажут существенного влияния на общий процесс. Однако другие задачи имеют критически важное значение для функционирования всей организации.

Нередко люди упускают этот аспект, сосредотачиваясь исключительно на порядке поступления заданий и их сложности. Между тем, именно приоритетность должна являться ключевым фактором при планировании. После выполнения всех важных задач, оставшиеся менее значимые можно завершить в порядке очерёдности.

4. Позволить своему внутреннему перфекционисту взять верх.

Безусловно, приятно, когда всё выполнено на высшем уровне. Однако задача, завершённая пусть и не идеально, всё же лучше, чем идеальная, но так и оставшаяся незавершённой.

Согласно закону Парето, 20% приложенных усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий дают лишь 20% результата. Этот принцип также актуален в управлении временем. Доведение результата до совершенства зачастую требует больше времени, чем выполнение основной части работы. В большинстве случаев достаточно уровня «хорошо». Освободившееся время лучше направить на другие важные дела.

5. Оставаться открытым и готовым к обсуждению любых вопросов в любое время

Постоянное отслеживание сообщений в мессенджерах или личное обсуждение вопросов с коллегами, возможно, и способствует укреплению вашего социального статуса, однако это существенно затрудняет соблюдение установленных дедлайнов. Даже кратковременное отвлечение, которое кажется незначительным, приводит к переключению внимания и требует дополнительного времени для возвращения к первоначальной задаче. Многозадачность — это иллюзия, гораздо продуктивнее сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз.

6. Откладывать дела в долгий ящик без какой-либо выгоды.

Ранее мы обсуждали важность расстановки приоритетов, но случается, что даже самые важные задачи остаются без внимания. Порой прокрастинация настолько сильна, что человек готов заняться чем угодно, лишь бы избежать выполнения действительно необходимого.

В таких ситуациях можно перенаправить свою энергию на другие задачи. Зачастую они выполняются гораздо быстрее и проще, поскольку служат способом ухода от неприятного, но приоритетного дела.

7. Ждать вдохновения

Особенно хорошо понимают, что такой подход неэффективен, представители творческих сфер. Бытует мнение, будто они постоянно находятся в поисках вдохновения, но их собственный опыт доказывает обратное: ожидание музы может затянуться, а вот счета за жилищно-коммунальные услуги приходят точно в срок. Гораздо продуктивнее оказывается метод "железной дисциплины" — когда вы просто садитесь и начинаете работать, не дожидаясь особого настроения.

8. Не уметь говорить «нет»

Кто берет на себя слишком много, тот и страдает. Если человек не способен отказывать, он рискует оказаться перегруженным: начальник может попросить взять на себя дополнительные обязанности, коллеги — оказать помощь. В результате на личные дела времени совсем не остается.

9. Не устанавливайте жесткие сроки выполнения задач.

Практически любая задача имеет тенденцию занимать всё время, выделенное на её выполнение. В идеальном случае так и происходит. Однако, если отсутствует чёткий дедлайн, вероятность того, что задача останется незавершённой навсегда, приближается к бесконечности. Именно поэтому крайне важно устанавливать конкретные сроки, к которым все дела должны быть доведены до конца. 

10. Не отслеживать переработки

Это необходимо не для самокритики и упрёков в неспособности справиться с задачами, а для объективного анализа ситуации. Важно понять: проблема в недостаточном владении тайм-менеджментом или в том, что объём работы превышает человеческие возможности за заданный срок? Порой требуется пересмотр количества задач, а не совершенствование навыков планирования времени.